Le télétravail est maintenant normal dans la plupart des cabinets d'avocats, et PCLaw s'y prête bien. Les problèmes qu'on nous demande de régler viennent presque toujours de la façon dont l'accès à distance a été installé, pas de PCLaw lui-même. Choisir la bonne approche dès le départ évite des mois de lenteur, de plantages et, dans le pire des cas, des données abîmées.
La seule règle : PCLaw doit fonctionner à côté de ses données
PCLaw lit et écrit sans arrêt dans sa base de données. Sur le réseau du bureau, ce trafic parcourt quelques mètres de câble rapide et fiable. Par Internet, il doit passer par une connexion résidentielle plus lente, moins fiable et partagée avec tout le reste de la maison.
Les installations qui fonctionnent suivent donc toutes la même règle : PCLaw fonctionne sur un ordinateur au bureau (ou dans un centre de données), juste à côté des données, et seuls l'écran, le clavier et la souris voyagent jusqu'à la personne à la maison.
L'installation à éviter : un RPV et un lecteur réseau
L'erreur la plus courante consiste à relier un ordinateur de la maison au bureau par un RPV (VPN), à associer le dossier de données de PCLaw à un lecteur réseau, puis à faire fonctionner PCLaw sur l'ordinateur de la maison. Cela semble simple et fonctionne souvent un jour ou deux. Puis les problèmes commencent :
- C'est lent. Chaque écran et chaque rapport va chercher ses données par Internet. Les utilisateurs disent que PCLaw est « inutilisable de la maison ».
- Cela abîme les données. Si la connexion de la maison coupe pendant que PCLaw écrit, par exemple en pleine inscription d'une facture ou d'une écriture en fidéicommis, la base de données peut rester à moitié écrite. Sur l'édition c-tree, c'est l'une des causes les plus fréquentes des erreurs d'intégrité que nous réparons. Voyez 5 signes que votre base de données PCLaw exige une attention immédiate.
- C'est difficile à soutenir. Chaque ordinateur de la maison devient un poste PCLaw qui doit avoir la bonne version, les mises à jour et les bons réglages.
Si votre cabinet fonctionne ainsi aujourd'hui, mieux vaut changer avant la prochaine coupure de connexion, et non après.
Trois installations qui fonctionnent
1. Le bureau à distance vers un ordinateur du bureau
Chaque personne se connecte de la maison à son propre ordinateur au bureau avec Bureau à distance. PCLaw fonctionne sur l'ordinateur du bureau, exactement comme lorsqu'elle y est assise.
- Idéal pour : les petits cabinets où chacun a déjà un ordinateur de bureau sur place.
- À surveiller : les ordinateurs du bureau doivent rester allumés, et Bureau à distance ne doit jamais être ouvert directement sur Internet (voir la sécurité, plus bas).
2. Les services Bureau à distance sur un serveur
Un serveur Windows au bureau fait fonctionner les services Bureau à distance (Remote Desktop Services, parfois encore appelés services de terminal). Plusieurs personnes ouvrent en même temps leur propre session sur ce serveur, et PCLaw n'est installé qu'une fois, sur le serveur.
- Idéal pour : les cabinets d'environ cinq utilisateurs à distance ou plus, ou ceux qui veulent que le personnel travaille de la même façon de partout.
- À surveiller : les services Bureau à distance exigent leurs propres licences Microsoft pour chaque utilisateur ou appareil, et le serveur doit avoir assez de mémoire et de puissance pour tous les utilisateurs connectés en même temps. L'impression et la numérisation demandent un peu de planification.
3. Un bureau hébergé
Le serveur se trouve dans un centre de données géré par un fournisseur d'hébergement, et tout le monde, au bureau ou à la maison, s'y connecte de la même façon.
- Idéal pour : les cabinets qui veulent cesser de gérer un serveur au bureau, ou qui ont plusieurs bureaux.
- À surveiller : choisissez un fournisseur qui connaît PCLaw et qui peut vous dire exactement comment et où vos données sont sauvegardées. Vérifiez où les données sont stockées si votre barreau a des règles à ce sujet.
La sécurité essentielle
L'accès à distance est la façon la plus courante dont un rançongiciel entre dans un cabinet d'avocats. Peu importe l'installation choisie :
- N'exposez jamais Bureau à distance directement sur Internet. Placez-le derrière un RPV ou une passerelle Bureau à distance. Les ports Bureau à distance ouverts sont repérés et attaqués en quelques heures.
- Activez l'authentification multifacteur pour chaque connexion à distance.
- Donnez à chaque personne son propre compte, avec un mot de passe robuste, et retirez l'accès le jour où quelqu'un quitte le cabinet.
- Gardez à jour le serveur et chaque ordinateur utilisé à distance.
- Conservez des sauvegardes que les utilisateurs à distance ne peuvent pas atteindre, pour qu'un ordinateur infecté à la maison ne puisse pas les chiffrer aussi. Notre guide de stratégie de sauvegarde PCLaw explique comment.
Si le pire arrive, lisez Récupération après un rançongiciel dans PCLaw : quoi faire dans les 24 premières heures.
L'impression, les chèques et la numérisation
Planifiez-les avant la mise en service, pas après la première plainte :
- L'impression sur les imprimantes de la maison fonctionne avec les trois installations, mais chaque pilote d'imprimante doit être testé.
- Les chèques en fidéicommis et généraux s'impriment habituellement mieux au bureau, sur l'imprimante à chèques et le papier gardés en lieu sûr. Décidez qui les imprime et comment ils sont approuvés.
- La numérisation de la maison vers une session à distance exige soit un numériseur qui enregistre dans un dossier partagé, soit un réglage de redirection qui a été testé.
Avant de changer
- Lancez la vérification de l'intégrité des données et corrigez d'abord les erreurs, pour ne pas les transporter dans la nouvelle installation.
- Faites une sauvegarde complète et confirmez qu'elle se restaure.
- Faites un essai d'une semaine avec un ou deux utilisateurs avant de faire passer tout le monde.
- Vérifiez que les licences PCLaw couvrent toutes les personnes qui se connecteront.
Une installation faite correctement
Nous installons l'accès à distance pour des cabinets PCLaw de toutes tailles : bureau à distance pour quelques utilisateurs, services Bureau à distance sur un serveur neuf ou existant, ou passage à un bureau hébergé. Chaque installation comprend la sécurité, l'impression et une période d'essai. Cela fait partie de notre service de soutien PCLaw et, si un changement de serveur est en jeu, voyez comment déplacer PCLaw vers un nouveau serveur. Communiquez avec nous pour en discuter.