On nous pose souvent cette question, habituellement dans un cabinet qui utilise PCLaw depuis quinze ans et se demande s'il est temps de changer. Nous gagnons notre vie à soutenir PCLaw, et nous aidons aussi des cabinets à le quitter : nous n'avons donc aucune raison de vous pousser dans un sens ou dans l'autre. Voici comment les deux se comparent.
La réponse courte
- Restez avec PCLaw si la comptabilité est au centre de votre gestion de cabinet, si votre teneur de livres le connaît bien et si vos rapports ou votre rémunération dépendent de son grand livre.
- Passez à Clio si vous voulez travailler de n'importe où sans exploiter de serveur, si vous voulez des fonctions destinées aux clients, comme l'ouverture de dossiers et les paiements en ligne, et si vous êtes à l'aise avec une comptabilité traitée autrement que dans PCLaw.
Le reste de cet article explique pourquoi.
Ce qu'est chaque produit
PCLaw est un logiciel installé qui fonctionne sur votre propre serveur ou sur un bureau hébergé. C'est d'abord un système comptable : le temps, la facturation, la comptabilité en fidéicommis, le grand livre, les comptes fournisseurs et le rapprochement bancaire se trouvent tous dans une seule base de données.
Clio est un logiciel infonuagique auquel on accède par un navigateur Web ou un téléphone. C'est d'abord un système de gestion de cabinet : dossiers, documents, agenda, tâches, communications avec les clients, temps et facturation.
Cette différence de point de départ explique presque tout ce qui suit.
La comptabilité
C'est le terrain le plus solide de PCLaw. Il comprend un grand livre complet : un chèque fait à un fournisseur, une facture envoyée à un client et un transfert depuis le compte en fidéicommis aboutissent tous dans les mêmes livres. Les états financiers sortent directement du système dans lequel votre personnel travaille déjà.
Clio gère le temps, la facturation et la comptabilité en fidéicommis, et s'est longtemps appuyé sur un lien avec un logiciel comptable distinct, comme QuickBooks ou Xero, pour le grand livre. Il ajoute maintenant ses propres fonctions comptables, et leur disponibilité varie selon le pays : vérifiez donc ce qui est offert là où vous exercez avant de décider.
Demandez à votre teneur de livres et à votre comptable ce dont ils ont besoin. Si la réponse est « un seul système, un seul jeu de livres », c'est un point pour PCLaw.
Le travail à distance
Clio fonctionne partout où il y a une connexion Internet, sur n'importe quel appareil, sans rien à installer.
PCLaw peut être utilisé à distance, mais seulement au moyen d'un bureau à distance ou d'un environnement hébergé. L'exécuter directement par un lien VPN ou Wi-Fi vers le serveur du bureau est lent et met les données en danger. Bien fait, cela fonctionne bien. Il faut toutefois que ce soit mis en place par quelqu'un qui sait comment s'y prendre.
Le coût
Ne comparez pas seulement le prix mensuel. Comparez le coût total sur cinq ans.
- PCLaw : licence annuelle ou plan de maintenance par utilisateur, plus un serveur ou un hébergement, plus les sauvegardes, plus le temps du service informatique, plus les mises à niveau.
- Clio : abonnement mensuel par utilisateur, plus un éventuel abonnement à un logiciel comptable, plus les modules complémentaires, plus le coût ponctuel de la migration.
Pour un petit cabinet sans serveur, Clio est souvent moins cher. Pour un cabinet qui a un serveur fonctionnel et de nombreux utilisateurs, PCLaw est souvent moins cher. Faites vos propres calculs.
Vos données
Avec PCLaw, la base de données se trouve sur votre serveur. Vous en avez la maîtrise, et il vous revient de la protéger : sauvegardes, sécurité et récupération sont à votre charge.
Avec Clio, le fournisseur héberge vos données et s'occupe des sauvegardes et de la sécurité. Vous dépendez du fournisseur et de votre connexion Internet. Vérifiez où les données sont stockées si votre barreau ou vos clients ont des exigences quant à leur lieu d'hébergement.
Passer de PCLaw à Clio
C'est ici que les cabinets sous-estiment le travail. Une migration peut habituellement reprendre :
- Les clients, les contacts et les dossiers
- Les travaux en cours ouverts et les factures impayées
- Les soldes en fidéicommis par dossier
- Les notes et les entrées d'agenda, selon les outils utilisés
Ce qui ne se transfère habituellement pas proprement, c'est l'historique complet des transactions du grand livre. La plupart des cabinets inscrivent des soldes d'ouverture dans le nouveau système et gardent PCLaw accessible, en lecture seule, pour consulter l'historique. Vous êtes généralement tenu de conserver ces registres pendant des années : prévoyez donc comment vous garderez lisible une ancienne base de données PCLaw.
Le moment compte aussi. Changez à une fin de mois, idéalement à une fin d'exercice, une fois le compte en fidéicommis entièrement rapproché, pour obtenir une coupure nette entre les deux systèmes.
Si vous décidez de changer, notre service de migration de PCLaw vers Clio prend en charge tout le travail : nettoyer d'abord les données dans PCLaw, transférer les clients, les dossiers, les travaux en cours, les factures impayées et les soldes en fidéicommis, puis comparer les totaux de Clio à ceux de PCLaw avant la mise en service.
À qui chacun convient
PCLaw convient généralement :
- Aux cabinets qui ont un teneur de livres ou un service de comptabilité
- Aux pratiques où l'activité en fidéicommis est intense, comme l'immobilier
- Aux cabinets où la rémunération des associés repose sur des rapports financiers détaillés
- Aux cabinets qui ont déjà un serveur fiable et un soutien informatique
Clio convient généralement :
- Aux avocats exerçant seuls et aux petits cabinets sans personnel informatique
- Aux cabinets dont les avocats travaillent à plusieurs endroits
- Aux pratiques qui veulent l'ouverture de dossiers en ligne, des portails clients et les paiements par carte intégrés
- Aux nouveaux cabinets qui démarrent sans historique à reprendre
Une troisième option
Si vous voulez un logiciel infonuagique et une comptabilité juridique intégrée, il vaut la peine de regarder au-delà de ces deux produits. Des solutions comme Soluno et Leap sont infonuagiques et comprennent une comptabilité complète.
Avant de décider
- Dressez la liste des rapports dont vos associés et votre comptable ne peuvent pas se passer.
- Demandez à chaque fournisseur de vous montrer ces rapports, et non une démonstration générale.
- Obtenez par écrit la portée de la migration, en précisant exactement quel historique sera transféré et lequel ne le sera pas.
- Calculez le coût total sur cinq ans des deux options.
Nous donnons des conseils indépendants sur cette décision dans le cadre de nos services-conseils en technologies juridiques, et nous réalisons la migration, quel que soit votre choix. Parlez-nous avant de signer quoi que ce soit.