Beaucoup des dossiers de récupération PCLaw que nous traitons ont un point commun : le cabinet avait une sauvegarde, et elle n'a pas fonctionné. Elle était incomplète, vieille de plusieurs mois, conservée sur le serveur même qui est tombé en panne, ou n'avait jamais été restaurée une seule fois pour vérifier qu'elle pouvait l'être. Ce guide présente une routine de sauvegarde qui évite ces quatre problèmes.
D'abord, sachez quelle édition de PCLaw vous utilisez
PCLaw repose sur l'une de deux bases de données, et elles se sauvegardent de façon complètement différente.
- PCLaw (c-tree). L'édition qu'utilisent la plupart des petits cabinets, souvent appelée Workgroup. Vos livres sont un ensemble de fichiers de données dans un dossier du serveur.
- PCLaw Enterprise (SQL Server). L'édition destinée aux cabinets plus grands. Vos livres sont une base de données dans Microsoft SQL Server.
Si vous ne savez pas laquelle vous avez, demandez à la personne qui l'a installée, ou demandez-nous. Le reste de ce guide dépend de la réponse.
Ce que contient une sauvegarde PCLaw complète
Une sauvegarde qui ne contient que les données comptables ne suffit pas à remettre un cabinet en marche. Un jeu complet comprend :
- Les données PCLaw elles-mêmes (le dossier de données en c-tree, la base de données sur SQL Server).
- Vos modèles : mises en page des factures et des chèques, papier à en-tête et rapports personnalisés.
- Les documents et pièces jointes conservés dans PCLaw, si vous utilisez cette fonction.
- Le programme d'installation de votre version exacte de PCLaw et les renseignements de votre licence.
- Une courte note écrite indiquant où tout se trouve : nom du serveur, chemin des données, nom de l'instance SQL.
Ce sont les deux derniers éléments que les cabinets oublient. Restaurer des données est rapide. Trouver le bon programme d'installation d'une version parue il y a quatre ans, le jour où le serveur a rendu l'âme, ne l'est pas.
Sauvegarder l'édition c-tree
Deux règles comptent plus que tout.
Tout le monde doit être sorti de PCLaw. Les fichiers de données sont ouverts pendant que les gens travaillent. Si vous les copiez pendant que quelqu'un fait un report, la copie peut être incohérente, ou les fichiers en cours d'utilisation peuvent être carrément ignorés. Planifiez la sauvegarde à un moment où le bureau est fermé et faites de la fermeture de PCLaw une étape de la routine de fin de journée.
Utilisez la sauvegarde intégrée de PCLaw en plus d'une copie du dossier. La sauvegarde intégrée produit un seul fichier conçu pour être restauré par PCLaw. Une copie de tout le dossier de données vous donne une deuxième voie si ce fichier est un jour endommagé. Conservez les deux.
Vérifiez aussi, dans le journal de votre logiciel de sauvegarde, s'il y a des fichiers ignorés. Une tâche nocturne qui signale une réussite tout en sautant les fichiers verrouillés est la raison la plus courante pour laquelle une sauvegarde c-tree se révèle inutilisable.
Sauvegarder PCLaw Enterprise sur SQL Server
Copier les fichiers de la base de données pendant que SQL Server fonctionne ne produit pas une sauvegarde utilisable. Utilisez plutôt la sauvegarde propre à SQL Server.
- Sauvegarde complète chaque nuit.
- Sauvegardes du journal des transactions pendant la journée, toutes les 15 à 60 minutes, avec la base de données en mode de récupération complet. Vous pouvez ainsi restaurer à un moment précis, par exemple cinq minutes avant une mauvaise importation, au lieu de perdre toute la journée.
- Une vérification d'intégrité hebdomadaire (DBCC CHECKDB). Sauvegarder une base de données endommagée, c'est conserver fidèlement les dommages.
- Vérifiez chaque sauvegarde au moyen de sommes de contrôle au moment de l'écriture.
Si votre cabinet utilise SQL Server Express, notez qu'il ne comporte aucun planificateur de tâches intégré. Les sauvegardes doivent être planifiées autrement, et c'est souvent là qu'elles s'arrêtent sans que personne s'en aperçoive. Notre service SQL Server pour PCLaw comprend la mise en place correcte de tout cela.
À quelle fréquence, et combien de copies
Posez-vous une seule question : combien de travail le cabinet peut-il se permettre de ressaisir? Pour la plupart des cabinets, la réponse honnête est « moins d'une journée », ce qui veut dire une sauvegarde chaque nuit au minimum.
Pour les copies, suivez la règle 3-2-1 :
- 3 copies de vos données,
- sur 2 types de supports différents,
- dont 1 copie hors site et hors de portée du serveur.
« Hors de portée » est l'élément important. Un rançongiciel chiffre tous les disques que le serveur peut voir, y compris les disques USB branchés et les partages réseau. Au moins une copie doit être hors ligne ou immuable, c'est-à-dire impossible à modifier ou à supprimer une fois écrite.
Conservez aussi un historique : les sauvegardes quotidiennes pendant deux semaines, les hebdomadaires pendant deux mois, et les copies de fin de mois et de fin d'exercice aussi longtemps que votre barreau ou votre ordre professionnel vous oblige à conserver vos registres financiers. La corruption est souvent remarquée des semaines après son apparition, et vous pourriez devoir remonter plus loin que prévu.
Testez la restauration
Une sauvegarde n'est prouvée que lorsqu'elle a été restaurée. Une fois par trimestre :
- Restaurez la sauvegarde de la nuit précédente sur un autre ordinateur ou dans un dossier d'essai, jamais par-dessus les données en production.
- Ouvrez-la dans PCLaw.
- Comparez trois chiffres avec ceux du système en production : le solde du compte bancaire en fidéicommis, le solde du compte bancaire général et le total des comptes clients.
- Notez la durée de la restauration. C'est votre véritable temps d'arrêt si le serveur tombe en panne.
Les erreurs que nous voyons le plus souvent
- Des sauvegardes conservées sur le même serveur, ou le même disque, que les données.
- Une tâche de sauvegarde qui échoue depuis des mois sans que personne lise le rapport.
- Un seul fichier de sauvegarde écrasé chaque nuit, donc aucune version antérieure vers laquelle revenir.
- Des sauvegardes lancées pendant que des utilisateurs sont encore connectés.
- Aucune copie du programme d'installation ni des modèles.
Si votre sauvegarde échoue au moment où vous en avez besoin
Arrêtez-vous avant de tenter quoi que ce soit d'autre. Ne restaurez pas une vieille sauvegarde par-dessus les données endommagées et ne réinstallez pas PCLaw par-dessus : les deux gestes peuvent détruire des renseignements qui auraient rendu une récupération possible. Copiez les données endommagées en lieu sûr et appelez un spécialiste. Notre service de récupération de données PCLaw travaille sur une copie, jamais sur l'original, et il n'y a aucuns frais si rien ne peut être récupéré.
Si vous souhaitez un deuxième avis sur votre routine de sauvegarde actuelle, communiquez avec nous et nous la passerons en revue avec vous.