La fin d'exercice dans PCLaw tourne mal pour des raisons prévisibles : un mois jamais rapproché, une sauvegarde sautée ou une clôture lancée pendant que quelqu'un faisait encore des reports. Suivez cette liste dans l'ordre et aucun de ces pièges ne vous attrapera.
Le nom des menus varie un peu d'une version de PCLaw à l'autre; nous décrivons donc chaque étape par ce qu'elle fait. Si vous ne trouvez pas une option dans votre version, le menu Help de PCLaw vous indiquera où elle se trouve, ou demandez-nous.
De deux à quatre semaines avant la fin de l'exercice
- Reportez tout ce qui est en suspens. Temps, débours, factures, encaissements et chèques datés de l'ancien exercice.
- Facturez ce qui peut l'être. Le temps non facturé reporté au-delà de la fin d'exercice reste recouvrable, mais il est plus facile à revoir maintenant qu'en mars.
- Passez en revue les vieux travaux en cours. Radiez ou réduisez le temps qui ne sera jamais facturé, avec l'approbation de l'avocat responsable.
- Passez en revue les comptes clients. Décidez quels vieux soldes recouvrer et lesquels radier.
- Réglez les encaissements non déposés et non affectés.
Rapprochez chaque compte
- Les comptes bancaires généraux, jusqu'au dernier jour de l'exercice.
- Les comptes bancaires en fidéicommis, avec la comparaison complète à trois volets : le relevé bancaire, le journal du compte en fidéicommis et la liste des soldes en fidéicommis des clients doivent tous concorder. Sinon, corrigez avant de clôturer. Voir Le rapprochement du compte en fidéicommis ne balance pas dans PCLaw.
- Les cartes de crédit, les emprunts et les marges de crédit.
- Les comptes de taxes de vente (TPS/TVH, TVQ, TVP ou taxe d'État) par rapport à vos déclarations produites.
- Les retenues sur la paie par rapport à vos remises.
Vérifiez les données
- Exécutez Verify Data Integrity une fois tout le monde sorti de PCLaw, et réglez tout ce que la fonction signale avant d'aller plus loin. Notre guide explique comment lire les résultats.
- Vérifiez que les auxiliaires concordent avec le grand livre. La liste des soldes en fidéicommis des clients doit être égale au compte de passif en fidéicommis. La liste des comptes clients doit être égale au compte des comptes clients. La liste des comptes fournisseurs doit être égale au compte des comptes fournisseurs.
Un écart à ce stade est un problème de données, pas un problème comptable, et la clôture de l'exercice ne le fera pas disparaître.
Imprimez ou enregistrez vos rapports de fin d'exercice
Enregistrez-les en PDF, en date du dernier jour de l'exercice :
- Balance de vérification, bilan et état des résultats
- Grand livre de l'exercice complet
- Rapprochements bancaires et en fidéicommis du dernier mois
- Liste des soldes en fidéicommis des clients
- Comptes clients et comptes fournisseurs par ancienneté
- Liste des travaux en cours
- Sommaires des honoraires et de la facturation par avocat, si vous les utilisez pour la rémunération
Votre comptable demandera la plupart de ces rapports, et certains sont beaucoup plus difficiles à reproduire une fois l'exercice clôturé.
Sauvegardez avant de clôturer
- Faites une sauvegarde complète, tous les utilisateurs étant sortis de PCLaw.
- Identifiez-la clairement, par exemple « Avant la clôture de fin d'exercice 2025 », et conservez-la en permanence. Ne la laissez pas disparaître dans la rotation des sauvegardes quotidiennes.
- Confirmez que le fichier de sauvegarde existe et que sa taille est plausible. Mieux encore, restaurez-le dans un emplacement d'essai.
Cette sauvegarde est votre seul moyen de revenir en arrière si la clôture tourne mal. Notre guide de sauvegarde explique comment bien la faire dans chaque édition.
Exécutez la clôture
- Choisissez un moment où personne n'a besoin de PCLaw et confirmez que tous les postes de travail en sont sortis.
- Exécutez la clôture de fin de mois du dernier mois, puis la clôture de fin d'exercice.
- Ne l'interrompez pas. Ne laissez personne se connecter avant qu'elle soit terminée.
Si la clôture s'arrête sur une erreur, ne la relancez pas. Notez le message exact et demandez conseil d'abord. Lancer une clôture une deuxième fois par-dessus une clôture à moitié terminée, c'est ainsi qu'un petit problème devient un mandat de récupération.
Après la clôture
- Soldes d'ouverture. Le bilan d'ouverture du nouvel exercice doit correspondre au bilan de clôture de l'ancien.
- Les comptes de produits et de charges doivent commencer le nouvel exercice à zéro.
- Les bénéfices non répartis doivent avoir varié du montant du bénéfice net de l'ancien exercice.
- Fidéicommis. Le total de la liste des soldes en fidéicommis des clients ne doit pas avoir été modifié par la clôture.
- Faites une autre sauvegarde, identifiée « Après la clôture de fin d'exercice ».
Les régularisations de votre comptable
Les écritures de régularisation arrivent habituellement des mois plus tard. Reportez-les en date du dernier jour de l'ancien exercice, selon la méthode que votre version prévoit pour les écritures d'exercices antérieurs, puis réimprimez les états définitifs pour que PCLaw concorde avec ceux du comptable.
Quand demander de l'aide
Appelez un spécialiste avant la clôture si les comptes en fidéicommis ne se rapprochent pas, si Verify Data Integrity signale des erreurs qui ne disparaissent pas ou si les auxiliaires ne concordent pas avec le grand livre. Ces problèmes sont beaucoup plus faciles à corriger avant la clôture qu'après.
Nous nous occupons de la fin d'exercice pour des cabinets de toutes tailles dans le cadre de notre service de soutien PCLaw. Si vous souhaitez être accompagné pour la clôture de cette année, écrivez-nous.