Les choix faits pendant la première semaine d'une installation de PCLaw suivent un cabinet pendant des années. Certains, comme l'exercice financier, la numérotation des dossiers et le plan comptable, sont difficiles à changer une fois que de vraies transactions existent. Cette liste de contrôle met les décisions dans le bon ordre.
Avant d'installer
- Choisissez l'édition. L'édition c-tree convient à la plupart des petits cabinets. PCLaw Enterprise, sur SQL Server, convient aux plus grands. Si vous prévoyez une croissance rapide, démarrer sur SQL Server évite une migration plus tard.
- Décidez où le logiciel fonctionnera : sur un serveur au bureau ou sur un bureau hébergé.
- Consultez la configuration requise publiée par l'éditeur pour votre version.
- Convenez de la personne responsable du système au quotidien, et de son remplaçant.
Les décisions à prendre avec votre comptable
Réglez ces points avant d'entrer quoi que ce soit :
- La date de fin d'exercice
- La comptabilité de caisse ou d'exercice
- L'inscription aux taxes de vente et les taux que vous facturez
- Le mode de rémunération des associés ou des actionnaires, puisqu'il détermine les comptes de capitaux propres et de charges
- La nécessité de produire des rapports distincts par service, par bureau ou par domaine de pratique
Configuration du cabinet
- Le nom du cabinet, son adresse et ses numéros d'inscription aux taxes, exactement comme ils doivent figurer sur les factures
- L'exercice financier et le mois de départ de vos livres
- Les taux de taxe
- Le format des numéros de dossiers, de factures et de chèques
Plan comptable
- Partez du plan par défaut et adaptez-le. N'en bâtissez pas un à partir de rien.
- Gardez-le court. Chaque compte ajouté est une ligne de plus dans chaque état.
- Demandez à votre comptable de le revoir avant le report de la première transaction.
- Confirmez que les comptes de contrôle sont en place : passif en fidéicommis, comptes clients, comptes fournisseurs et débours recouvrables des clients.
Comptes bancaires
- Le compte général (d'exploitation), avec le bon solde d'ouverture et le prochain numéro de chèque.
- Le compte en fidéicommis, configuré comme tel pour que PCLaw lui applique les règles du fidéicommis. Les comptes communs et les comptes distincts portant intérêt doivent chacun avoir leur propre compte.
- Les cartes de crédit et les marges de crédit comme comptes distincts.
- Inscrivez le solde d'ouverture de chacun à votre date de départ.
Comptabilité en fidéicommis
C'est la partie que les organismes de réglementation examinent : configurez-la avec soin.
- Activez la protection qui empêche le solde en fidéicommis d'un dossier de passer sous zéro.
- Décidez qui peut saisir les transactions en fidéicommis et qui les approuve. Idéalement, ce sont des personnes différentes.
- Fixez une date chaque mois pour le rapprochement du compte en fidéicommis. En Ontario, par exemple, la comparaison mensuelle du compte en fidéicommis doit être terminée au plus tard le 25 du mois suivant. Vérifiez la règle qui s'applique là où vous exercez.
- Imprimez un chèque d'essai et un reçu d'essai en fidéicommis sur votre vraie papeterie.
Les personnes
- Les intervenants facturables : chaque avocat, parajuriste et adjoint qui inscrit du temps, avec ses initiales ou un code court.
- Les taux : un taux horaire par défaut par intervenant, plus les taux particuliers par client ou par type de travail.
- Les utilisateurs : un identifiant par personne. Ne partagez jamais d'identifiants. Cela détruit la piste de vérification.
- Les groupes de sécurité : limitez l'accès au fidéicommis, à la paie, au grand livre et aux paramètres du système à ceux qui en ont besoin.
- Les mots de passe : mettez un vrai mot de passe sur le compte administrateur dès le premier jour.
Codes et listes
- Types de droit ou domaines de pratique
- Codes de tâche et d'activité pour les entrées de temps
- Codes d'explication pour les débours courants
- Champs de l'avocat responsable, de l'avocat assigné et de l'avocat référent, si vous comptez produire des rapports à leur sujet
Entendez-vous là-dessus à l'échelle du cabinet. Un codage incohérent est la principale raison pour laquelle on ne se fie plus aux rapports par la suite.
Clients et dossiers
- Choisissez un mode de numérotation des dossiers et mettez-le par écrit. Le numéro de client suivi du numéro de dossier est le plus courant.
- Définissez les champs obligatoires à l'ouverture d'un dossier.
- Si vous venez d'un autre système, importez les clients, les dossiers et les soldes d'ouverture à une fin de mois nette. Notre service de migration s'en charge.
Modèles
- Les mises en page de factures, avec votre en-tête, les instructions de paiement et vos numéros de taxe
- Les mises en page de chèques, général et en fidéicommis, alignées sur vos chèques préimprimés
- Les relevés et les lettres de rappel
- La mise en page des préfactures pour la révision par les avocats
Produisez un vrai exemple de chacun et faites-le approuver par un associé avant le premier cycle de facturation.
Les sauvegardes, dès le premier jour
- Une sauvegarde chaque nuit, avec une copie hors site et hors de portée du serveur
- Une restauration mise à l'essai avant la mise en service
- Le programme d'installation et les renseignements de la licence conservés en lieu sûr
Voir notre guide de sauvegarde PCLaw pour la routine complète.
Testez avant la mise en service
Faites passer un dossier fictif par tout le cycle :
- Ouvrez le dossier.
- Saisissez du temps et un débours.
- Encaissez une provision en fidéicommis.
- Produisez une facture.
- Payez la facture à partir du compte en fidéicommis.
- Faites un chèque général à un fournisseur.
- Rapprochez les deux comptes bancaires.
- Imprimez une balance de vérification et vérifiez que chaque chiffre se trouve là où vous l'attendez.
Supprimez ensuite les données d'essai, ou restaurez la sauvegarde faite avant l'essai.
Le premier mois
- Rapprochez les deux comptes bancaires à la fin du mois, à temps.
- Vérifiez que la liste des soldes en fidéicommis des clients est égale au solde du compte bancaire en fidéicommis.
- Examinez de près les premières vraies factures.
- Faites une sauvegarde identifiée une fois le premier mois clôturé.
Faites-le bien configurer
Une installation bien faite prend quelques jours. Défaire une mauvaise installation prend beaucoup plus de temps. Notre service d'installation et de configuration de PCLaw couvre tout ce qui figure sur cette liste, y compris la formation du personnel. Communiquez avec nous pour planifier votre installation.