Un rapprochement de compte en fidéicommis qui ne balance pas est stressant, parce que c'est le rapport qu'un organisme de réglementation demandera à coup sûr. La bonne nouvelle, c'est que l'écart a toujours une cause, et qu'il existe un ordre fiable pour la chercher.
Ce qui doit concorder
Le rapprochement d'un compte en fidéicommis est une comparaison à trois volets. À la même date, ces trois chiffres doivent être égaux :
- Le solde bancaire rajusté : le solde du relevé bancaire, moins les chèques en circulation, plus les dépôts non encore crédités.
- Le solde du journal du compte en fidéicommis : ce que PCLaw dit qu'il y a dans le compte bancaire en fidéicommis.
- Le total de la liste des soldes en fidéicommis des clients : la somme de ce que PCLaw dit que vous détenez pour chaque dossier.
Trouvez quelle paire ne concorde pas. Cela vous dit où chercher.
Si la banque et le journal ne concordent pas
C'est un écart de rapprochement ordinaire, et c'est presque toujours l'un de ceux-ci :
- Une opération du relevé qui n'a jamais été saisie : frais bancaires, intérêts, frais de virement, chèque retourné, dépôt fait directement à la banque.
- Un mauvais montant. Si l'écart se divise exactement par 9, deux chiffres ont probablement été inversés, par exemple 1 540 saisi comme 1 450.
- Une mauvaise date, qui place une écriture dans le mois voisin.
- Une écriture saisie deux fois, ou un chèque annulé dans PCLaw après avoir été encaissé.
- Un élément coché comme compensé qui ne l'est pas, ou l'inverse.
- Un mauvais solde d'ouverture, parce que le rapprochement du mois précédent a été modifié après avoir été terminé.
Une méthode rapide : cherchez une transaction égale à l'écart, puis une transaction égale à la moitié de l'écart. La moitié signifie qu'une écriture a été inscrite du mauvais côté, un encaissement saisi comme un paiement ou l'inverse.
Si le journal et la liste des clients ne concordent pas
Cela ne devrait pas être possible en utilisation normale, parce que PCLaw reporte en même temps les deux côtés d'une écriture en fidéicommis. Quand cela se produit, vérifiez :
- Que les deux rapports portent sur la même date et comprennent les mêmes comptes en fidéicommis. Un cabinet qui a deux comptes bancaires en fidéicommis doit comparer des choses comparables.
- Si les dossiers fermés ou inactifs sont inclus dans la liste. Un solde resté dans un dossier fermé est facile à oublier.
- Les écritures datées dans une période clôturée, ou modifiées après le rapprochement du mois.
Si les dates et les paramètres sont bons et que les deux rapports diffèrent toujours, la cause est fort probablement une transaction enregistrée en partie seulement. Voir la section sur les problèmes de données ci-dessous.
Trouvez la date où tout a dérapé
C'est le moyen le plus rapide de réduire la recherche. Exécutez le journal du compte en fidéicommis et la liste des soldes des clients à chaque fin de mois antérieure, jusqu'à trouver le dernier mois où ils concordaient. Le problème se trouve dans le mois suivant. Resserrez ensuite par semaine, puis par jour.
Les signes d'un problème de données, et non d'une erreur de saisie
- Le journal et la liste des clients diffèrent et aucune transaction ne l'explique à elle seule.
- La fiche en fidéicommis d'un client affiche un solde que ses propres transactions ne permettent pas d'obtenir.
- Un rapprochement que vous avez terminé et imprimé le mois dernier affiche maintenant d'autres chiffres.
- L'écart est apparu après une panne, une coupure de courant ou une mise à niveau ratée.
Dans ces cas, exécutez Verify Data Integrity une fois tout le monde sorti de PCLaw, après avoir fait une sauvegarde, et conservez le rapport.
Quoi ne pas faire
- Ne passez pas d'écriture de régularisation pour faire balancer. Elle cache la véritable erreur, elle sera découverte lors d'un audit ou d'une vérification ponctuelle, et elle laisse la fiche d'un client erronée.
- Ne supprimez pas des transactions pour les ressaisir dans des mois déjà rapprochés.
- Ne réinitialisez pas et ne recalculez pas les soldes avant d'avoir noté les chiffres. Une fois modifiés, la preuve de l'origine de l'écart disparaît.
- Ne remettez pas cela au mois prochain. Deux mois d'écarts représentent bien plus que le double du travail.
Les soldes de dossier négatifs
Pendant que vous êtes dans la liste des clients, cherchez tout dossier dont le solde en fidéicommis est négatif. Un solde négatif signifie que l'argent d'un client a servi à un autre, et les organismes de réglementation jugent la chose grave même lorsque le total global concorde. Les causes habituelles : un paiement reporté dans le mauvais dossier, un chèque émis avant l'inscription du dépôt ou un dépôt retourné par la banque par la suite.
Les délais
La plupart des organismes de réglementation exigent que les comptes en fidéicommis soient rapprochés chaque mois, dans un délai précis. En Ontario, la comparaison mensuelle du compte en fidéicommis doit être terminée au plus tard le 25 du mois suivant. Vérifiez la règle qui s'applique à vous et conservez le rapprochement signé avec les rapports à l'appui.
Quand demander de l'aide
Appelez lorsque l'écart ne sort pas après un après-midi de recherche, lorsque le journal et la liste ne concordent pas sans explication, ou lorsque des mois antérieurs ont changé. Nous trouvons régulièrement des écarts en fidéicommis, y compris ceux que causent des données endommagées, et nous documentons ce qui n'allait pas et la correction apportée, pour que vous ayez un dossier clair.
Cela fait partie de notre service de soutien PCLaw. Lorsque la cause est un dommage aux données, notre équipe de récupération de données PCLaw le répare au niveau de la base de données. Communiquez avec nous et nous y jetterons un coup d'œil.