Migrer PCLaw Workgroup vers SQL Server : le guide complet

L'édition standard de PCLaw conserve vos livres dans des fichiers de données c-tree sur le serveur. PCLaw Enterprise les conserve dans Microsoft SQL Server. Passer de l'une à l'autre est le plus grand changement que la plupart des cabinets apportent à leur système PCLaw, et il mérite d'être fait avec soin. Ce guide explique quand le faire et comment.

Les signes qu'il est temps de changer

• Des reports et des rapports lents, qui empirent au fil de la journée ou à mesure que les gens se connectent.
• Des problèmes de données à répétition : erreurs d'intégrité, reconstructions d'index ou fichiers à réparer après une panne.
• Un cabinet qui grandit. Plus d'utilisateurs et plus d'années d'historique mettent tous deux à l'épreuve une base de données à fichiers.
• Des sauvegardes qui exigent que tout le monde sorte. SQL Server peut être sauvegardé pendant que les gens travaillent, et restauré à un moment précis.
• Une exigence du service informatique ou de l'assureur en matière d'audit, de chiffrement ou de sauvegardes surveillées.

Si rien de tout cela ne s'applique et que le système fonctionne bien, il n'y a pas lieu de changer pour le plaisir de changer.

Ce qui change et ce qui ne change pas

Votre personnel verra les mêmes écrans de PCLaw et les mêmes données. Ce qui change se trouve en dessous :

• La base de données fonctionne comme un service sur le serveur plutôt que comme des fichiers partagés; un poste de travail qui plante en pleine saisie risque donc beaucoup moins d'endommager quoi que ce soit.
• Les sauvegardes s'exécutent pendant que le cabinet travaille.
• Le serveur a besoin de plus de mémoire et d'un entretien approprié de SQL Server.
• Il vous faut des licences SQL Server et l'édition Enterprise de PCLaw. Confirmez les deux auprès de l'éditeur avant de fixer des dates.

Phase 1 : évaluer

• Notez votre version exacte de PCLaw. Les éditions c-tree et SQL sont publiées par paire, et vous devrez peut-être d'abord faire une mise à niveau pour atteindre une version qui peut être convertie.
• Mesurez les données : taille sur le disque, nombre de dossiers, années d'historique.
• Dressez la liste de tout ce qui touche à PCLaw : modèles de factures et de chèques, mises en page de rapports, liens avec d'autres logiciels, tâches planifiées.
• Consultez la configuration requise actuelle de l'éditeur pour connaître les versions de Windows Server et de SQL Server prises en charge.

Phase 2 : nettoyer les données d'abord

Une conversion copie tout ce qui s'y trouve, y compris les dommages. Avant de migrer :

• Exécutez Verify Data Integrity et réglez chaque erreur.
• Rapprochez tous les comptes bancaires et en fidéicommis jusqu'à la fin de mois la plus récente.
• Clôturez les exercices qui devraient déjà l'être.
• Faites une sauvegarde complète et mise à l'essai. Voir notre guide de sauvegarde PCLaw.

Les migrations ratées qu'on nous demande de sauver ont habituellement sauté cette phase.

Phase 3 : préparer SQL Server

• Dimensionnez le serveur en fonction de la base de données, avec de la mémoire en réserve. SQL Server Express est limité à 10 Go par base de données et n'utilise guère plus de 1 Go de mémoire pour les données, ce qui l'exclut pour beaucoup de cabinets.
• Placez les fichiers de données, les fichiers journaux et les sauvegardes sur des disques distincts quand c'est possible.
• Mettez en place, dès le premier jour, des sauvegardes complètes chaque nuit, des sauvegardes du journal pendant la journée et une vérification d'intégrité hebdomadaire.
• Convenez du modèle de sécurité : qui administre SQL Server et quels comptes PCLaw utilise.

Phase 4 : migration d'essai

Ne convertissez jamais les données en production en premier.

1. Copiez les données de production dans un environnement d'essai.
2. Exécutez la conversion à cet endroit.
3. Notez le temps qu'elle prend. Ce sera votre fenêtre de bascule.
4. Comparez les résultats avec l'original au moyen de la liste de contrôle ci-dessous.
5. Faites travailler deux ou trois membres du personnel dans le système d'essai pendant une journée : saisir du temps, produire une facture, imprimer un chèque, lancer leurs rapports habituels.
6. Corrigez ce qu'ils relèvent et recommencez jusqu'à obtenir un essai sans faute.

Phase 5 : la bascule

• Choisissez une fin de semaine, et pas la semaine de fin de mois.
• Gelez PCLaw : tout le monde en sort et n'y revient pas.
• Faites une dernière sauvegarde des données c-tree et conservez-la intacte.
• Exécutez la conversion.
• Validez avant de laisser entrer qui que ce soit.
• Pointez chaque poste de travail vers la nouvelle base de données et testez l'impression à partir de chacun.

Phase 6 : valider

Exécutez les mêmes rapports dans l'ancien et le nouveau système, à la même date, et comparez :

• La balance de vérification
• La liste des soldes en fidéicommis des clients, le total et, pour un échantillon, par dossier
• Les comptes clients par ancienneté
• La liste des travaux en cours
• Les soldes bancaires et l'état des rapprochements
• Le nombre de clients, de dossiers et de fournisseurs
• Un échantillon de vingt dossiers vérifiés ligne par ligne

Chaque chiffre doit correspondre exactement. Un écart d'un cent est un écart, et il doit être expliqué avant la mise en service.

Le retour arrière

Fixez à l'avance le point de décision. Si la validation n'est pas sans faute le dimanche après-midi, le cabinet retourne aux données c-tree intactes le lundi et la conversion est reportée. C'est pour garder cette possibilité que l'on ne touche pas à l'original.

Combien de temps il faut

Pour la plupart des cabinets, la bascule elle-même est une question d'heures et tient dans une fin de semaine. La planification, le nettoyage et les migrations d'essai demandent de deux à six semaines, selon la taille de la base de données et l'ampleur des réparations nécessaires.

Après la mise en service

• Vérifiez chaque matin, pendant la première semaine, que les sauvegardes complètes et celles du journal se sont exécutées.
• Conservez les anciennes données c-tree, en lecture seule, jusqu'à ce qu'au moins une fin de mois ait été clôturée dans le nouveau système.
• Faites le point sur les performances après un mois. L'essentiel de l'optimisation se fait une fois que les habitudes réelles d'utilisation sont visibles.

Les erreurs courantes

• Convertir des données qui n'ont été ni vérifiées ni rapprochées.
• Sauter la migration d'essai pour gagner du temps.
• Un serveur qui manque de mémoire.
• Aucune sauvegarde SQL configurée le premier jour, parce qu'« on s'en occupera la semaine prochaine ».
• Oublier les modèles et les intégrations jusqu'au lundi matin.

Le faire faire

Notre service SQL Server pour PCLaw et notre service de migration PCLaw couvrent tout le processus, de l'évaluation au soutien après la migration, les travaux étant planifiés en dehors de vos heures d'ouverture. Communiquez avec nous pour faire évaluer votre base de données.